تطوير المهارات الاستراتيجية للتواصل والكتابة الادارية على طاولة إعداد القادة
تعدّ مهارات الاتصال والتواصل من أهم المهارات التي يجب تعلّمها في حياتنا اليومية، سواء على المستوى الشخصي أو المهني . فهوعامل أساسي للتعاون والتفاهم بين الأفراد، يساعد على بناء علاقات قوية بين الأفراد في الأسرة والمجتمع والعمل.
ومع التطور التكنولوجي الذي نشهده ، أضحى التواصل والاتصال أكثر أهمية من أي وقت مضى، ومع ذلك، يظل التواصل الفعال هو المفتاح الحقيقي للنجاح في جميع المجالات. ولتحقيق ذلك، يجب على الأفراد امتلاك مهارات الاتصال والتواصل الضرورية التي تمكنهم من التعبيرعن أفكارهم وآرائهم ، وفهم رسائل الآخرين بطريقة صحيحة، وإدارة الصراعات والمناقشات بشكل بناء.
حول مهارات التواصل والاتصال الفعال حاضرت أمينة عبد المطلب رئيس الإدارة المركزية للتدريب بالتنظيم والإدارة "سابقاً "أولى محاضرات فعاليات اليوم الثاني من البرنامج التدريبي " تنمية مهارات مديري المواقع الثقافية " عبر تقنية البث المباشر، الذي تنفذه الإدارة المركزية لإعداد القاده الثقافيين برئاسة أميمة مصطفى تحت مظلة الهيئة العامة لقصور الثقافة برئاسة السيد اللواء خالد اللبان مسلطة الضوء على مهارات الاتصال والتواصل الأساسية الواجب تعلّمها، وآليات تحسين هذه المهارات وتطويرها لتحقيق النجاح المنشود شخصياً ومهنياً .فالاتصال الإداري ماهو إلا شبكة للعمل يتم جمع المعلومات بموجبها ،وهي عملية ضرورية لصنع القرار الفعال و نقل المعلومات المتعلقة بالقرارات وتنفيذها . والاتصال في المنظمات الإدارية سواء كان مكتوباً أو شفويًا ، رسمياً أو غير رسمي ،قائماً على تحقيق هدف من الأهداف الرئيسة التي تدخل ضمن أولويات عمل المؤسسة وضمان نجاحها لتحقيق الأداء على المستويات كافة وبأعلى معايير الجودة، بحيث ينتج عنه تنفيذ القرارات وتحقيق للأهداف التنظيمية الأخرى.
موضحة أن من أهم أنواع الاتصال هو الاتصال الشفهي لأنه ضرورة تطبيق بصورة مهنية عبر توضيح ماهية الاتصالات الشفهية وأنواعها ،وآليات تطبيقها.متناولة بالشرح والتوضيح أهم الفروق بين التواصل والاتصال من حيث المشاركة والأهمية فالاتصال يركّز على وجود طرف واحد فعّال في عملية الاتصال، كمشاهدة التلفزيون. في هذه الحالة، عملية الاتصال ليست تشاركية، إذ يكون المتلقي سلبيًا ولا يشارك بفاعلية ، بينما التواصل عملية تشاركية كالتواصل بين المعلم والطالب في الفصل الدراسي، حيث يكون هناك تبادل للأفكار والآراء والمعلومات بشكل تفاعلي .
ورغم ذلك يخطئ البعض في اعتقادة أن التواصل أهم من الاتصال ولكن في حقية الأمر نجد أن الاتصال هو الأساس الذي يتم عبره التواصل . وأوضحت عبد المطلب تعدد أشكال مهارات الاتصال الفعّال الأساسية والتي تتمثل في مدى المقدرة على التحدث والاستماع الفعّال، وإدارة الوقت والتنظيم، والتفكير النقدي وحل المشاكل، والتعبير عن الأفكار بوضوح ودقة، واستخدام لغة الجسد والتعبير الوجهي، وكذلك القدرة على التعامل مع الآخرين بطريقة إيجابية وفعّالة .
والتي منها التحدث والاستماع الفعّال والقدرة على الانصات بعناية والتعبير عن الأفكار بدقة ، كذلك إدارة الوقت وتحديد الأهداف وتنظيم المهام والأنشطة بطريقة فعالة لتحقيق الأهداف المرجوه ، والتعبير عن الأفكار بوضوح ودقة واختيار الكلمات الصحيحه بشكل واضح ، وكذلك استخدام لغة الجسد والتعبير الوجهي بطريقة فعالة ومدى تأثيرها في التواصل والاتصال ، كما تناولت أهمية مهارات الاتصال الجيد وتحسين أدائه والمساهمة في تحقيق نتائج إيجابية .
ثم تفضلت في تاني المحاضرات بتناول الكتابة الإدارية وأهميتها ومفهومها وأنواعها وأن هذه المهارات تساهم بدورها في تحسن من أليات الاتصال الكتابية، والتي يجب أن تتسم بالإيجاز و إيصال الفكرة بأقل عدد كلمات ممكنة، وبوضوح تام، وبالتالي عليه إنجاز هذه المهمة الكتابية؛ للتسهيل على الطرف الآخر في العثور على المعلومات، التي يحتاجها بسرعة ووقت قصير، و يجب أن تنظم وشرح أسباب الكتابة، ثم ذكر الرسالة بوضوح وبشكل مباشر؛ وسيساعد هذا في ضمان أن يفهم كل من يقرأ الرسالة الغرض منها على الفور، واستخدام الجمل والأفعال المناسبة وتنطلق هذه المهارة من استخدام الجُمل التي يؤدي فيها الفاعل الفعل؛ وذلك لأن هذه الجمل أقوى وأكثر إيجازًا، وأسهل في الفهم من المبني للمجهول، وذكر الحقائق بصورة تتسم بالمهارة اتباع الحقائق ودعمها بالبيانات مايقوم بناء الثقة والمصداقية عند قارئ الرسالة .
مع مراعاة أن تكون الكتابة خالية من الأخطاء النحوية والإملائية، وبشكل محترف وموثوق، والتحقق من علامات الترقيم وتصحيحها. وكذلك التنسيق كاستخدام العناوين الفرعية، والمسافة البيضاء والنقاط، واستبدال الأجزاء الكبيرة من النصّ بمخططات أوبعض الرسمومات، والقدرة على التكيّف مع أنواع الكتابة المختلفة والتي منها التقارير المكتوبة، أو الرسائل المباشرة، أو المنشورات وسائل التواصل الإجتماعي؛ لذا فإن كل نوع من تلك الانواع تستلزم مهارة التعامل معها بشكل كبير في الكتابة الإدارية .
